生成式ai，如何在会展策划与管理中发挥价值-九游会j9官方登录入口

将生成式ai（含广义的aigc，包含大模型和跨模态）称为革命性并不夸张。我们会展从业者应将其视为类似于电力、蒸汽机和互联网的通用技术。ufi第31次晴雨表报告中还专门提到了生成式ai对会展业的影响，指出chatgpt等生成式ai应用已经在各种业务功能中广泛使用。全球62%的受访者预计销售、市场营销和客户关系将受到ai发展影响较大，其次是研发（58%）和活动制作（45%）。经常有人问，生成式ai（aigc）这么火，那么在会议行业是否有用?哪里有比较好的应用？

第一步要了解生成式ai能做什么？

ai可以完成：听、说、读、写、画

会议工作者是知识工作者，知识工作者最主要的工作对象和内容是人与人的交流，人与人交流最常见的技能是听、说、读、写、画，这几大领域的难度是递增的，目前，ai正在以快速的进化速度攻克这些领域。特别是听、说、读、写的能力已经全面追上人的理解和表达能力。

ai擅长完成：标准化、结构化的任务

ai特别擅长完成结构化的任务。结构化的任务是指输入和输出有明确界定且易于理解的任务，以及将输入转换为输出的预设步骤，例如各类数据报表或会议安排、会议纪要等。非结构化任务是指输入、转换程序或输出大多定义不清、不够明确或未知的任务，例如解决人际冲突、头脑风暴、服务设计或复杂沟通。

第二步是拆解ai可以完成的工作

根据以上原则，可以对会议策划与管理工作进行细分：ai不能或不应该做的任务、ai可以增强员工行动的任务、ai可以自动完成的任务，由于会议策划以复杂沟通为主，大部分工作不能被取代，少数工作可以被增强，极少数工作能完全被取代。

在一个超级会议项目管理流程之中，我们把会议策划和管理工作分为24大类，100个小类，400个细分类别，具体见《》（点击原文）：

我们发现，ai在上述24个大类上，均可以不同程度的参与或增强人的技能，提升人的效率。但是在不同类别以及更细的维度上，还不能满足需求。

为了更具体进行细分，我们把会议策划和管理类工作按照会议项目组的工作职能进行细分（如下图），看看ai可以做什么。我们发现图中绿颜色部分是ai可以参与增强人的人力的工作（尽管不是），按照工作类别细分占比在30%左右（按工作量不一定不是30%）。

（绿颜色板块是ai可以胜任的部分或全部工作，约占1/3）

总之，一旦找到结构化的任务，大多数是aigc可以代劳的任务，就可以思考ai如何能够增强或自动化其中的一些任务。引入ai后，每人每周至少可以腾出5个小时来执行额外的任务。根据以上的任务拆解分析，我们得出了一个结论，那就是文案类、数据分析、合同、采购rfp类等标准化程度很高的工作，有套路的工作，ai都可以胜任。

第三步是细化ai可以做的工作

包括，并不限于以下高度结构化、标准化的任务：

l 翻译：新闻翻译、行业报告翻译、往来邮件和文书翻译。

l 新闻摘要：根据现有新闻或报告材料，总结为一篇摘要、新闻简讯（国际会展观察系列）。

l 写作支持：通过人工或者ai支持下完善大纲，让ai帮助生成内容。

l 文字润色，错别字，总结提炼等。

l 策划支持：如何让gpt策划一场大会？（概念、议程设置、话题、嘉宾推荐、招展书、邀请函）

l 行政采购：hr的招聘描述撰写，会议通知，rfp描述。

l 概念验证：有没有其他人理由类似的观点，是否前人将你说的观点已经提炼为一个模式或效应（直接引用，避免重复）。

l 交叉对比：输入不同的观点和文字，让ai提炼区别和共同点。

l 行业研究：竞品、行业关键词、热点；客户挖掘等。

l 案例撰写：输入基础内容，让ai根据格式写案例。

l 提出质疑：让ai就某个新闻或报告提出不同的意见，回答产生的背景，是否存在幸存者偏差等等？

l 商务：项目总结支持、邮件、会展招展书和文书。

l 标书分析和拆解：前置条件，如何准备。

l 销售：销售话术、展区规划、招展书、展商权益设计。

第四步是了解如何让ai帮忙做工作？

以上每一类工作，都涉及到向ai发出指令（prompt），因此在ai的时代，prompt是第一生产力，善于向ai发出指令的人获得生产力和效率的提升。

prompt固然重要，但是向ai提出好的问题的能力是产生prompt的关键。因为好问题比完美的答案更有意义，也更有价值。好问题才能激发创新。通过正确提问，能有效发现和解决问题，促进产品、服务和组织运营等方面的创新和突破，和谐团队关系，提升沟通效率，最终增强企业竞争力。

如何提出高质量的prompt？

为了让ai能够更好地理解要求的任务，请尽可能清晰地陈述你的问题或需求(使用5w2h或smart方法，产品经理思维法（我是谁，我在哪里，我要做什么）。

l 确保问题明确：为了让chatgpt能够更好地理解您要求的内容，请尽可能清晰地陈述您的问题或需求(5w2h，smart方法，产品经理思维法（我是谁，我在哪里，我要做什么））。

l 保持简洁明了：请尽量使用简单明了的语言，避免使用模棱两可或含糊不清的措辞。

l 不要过于复杂。尽量避免在同一个问题中包含多个问题或子问题。

l 提供上下文信息：如果问题涉及到某个特定领域、行业或背景，最好提供相关的上下文信息，这将有助于chatgpt更好地理解您的问题。

l 要善于给出背景信息（而不是直接开放问题或是是、否封闭提问），要模仿人的聊天，并善于追问。比如，你要问：我们大会为期4天，每天上午是全体大会，下午是五个平行分论坛，请帮忙出大会的议程，议程包含最新的xxxx话题，并推荐演讲人，议程以表格形式呈现（时间，主题，演讲人）。

l 给出具体的示例或场景，如果您能够提供与问题相关的示例或场景，将有助于chatgpt更好地理解您的问题，并提供更准确的答案。

l 给出合适的示例：如果您能够提供与问题相关的示例、范文或场景，将有助于chatgpt更好地理解您的问题，并提供更准确的答案。

l 提问的结构化思维：拆解问题和任务，一个任务完成一个问题，多个问题分多个任务。

l 身份建议，给予小费激励：假设你是xx专家，请你列举有关xx领域的关键词。“你我担当的角色-你要做什么-我的要求-你不要做什么-我的输入/请求是”

l 文本类型的指令：请改写为专业严肃性的产品说明。

l 避免使用专业术语或行话，专业术语提供备注。如果您的问题涉及某个特定领域或行业，但不确定chatgpt是否理解相关术语(中英文备注，比如pco和dmc），请尝试以通俗易懂的语言表达。

l 多步骤对话和引导，让他翻译，让他思考，对比，然后让gpt根据对话信息，总结为一篇新闻稿、简讯、报告摘要等等（一篇好的新闻和转翻译是多步骤完成的，不是一步）。

l 学会质疑：你确定xxxx这个概念是xxx提出的吗？据我所知，还有谁提出类似的（观点、思考、想法等）……？

l 学会让gpt左右互搏：请分析这个数据指标，请指出其合理性和缺陷……

l 让他提供给参考来源：你得出的 结论是哪本书、哪个链接、哪家公司、哪个名人说的？

让ai成为私人研究助理，成为master

要驯服ai，必须成为ai的主人。

l 学会提问的方式，反复交叉谈话，使用质疑和反问。

l 学会让ai反对ai，让一个ai修正自己的观点，让一个ai修正另一个ai的观点。

l 同样的问题，使用不同的ai，找到最合适你的，彼此最熟悉的。

l 注意，没有一款ai能完成所有的任务，需要拆解和组合来完成；外事不决需要同时问多个ai。

l 自己必须成为某一个领域的专家，才能引导和掌控。

会展行业是否应该提倡ai的使用？

是的！根据我的经验和观察，宜早不宜迟，从老板和领导开始！

以我的经验，每周可以节省至少3-5小时的工作量，文案质量可以提高30%（错别字大大减少）。通过ai辅助支持，2023年，文字产出增加了1倍。通过ai支持，每周翻译大量英文的行业新闻和评论，通过ai提取摘要，辅助做好研究。如果一个五个人的团队，每人提升10%的效率，那么总体效率是（1 10%）的5次方，也就是1.6倍。在fbif辛巴的团队，联合创始人和首席人才官mote号召全员使用各自的ai。在31会议内部，市场营销、售前、销售、产研岗位全面提倡使用ai。

ai的使用，随着ai的应用深化，不断完善，我们应该是随着ai共同进步而进步，一同进化。

会展行业也在开发垂直的ai应用

ai应用，从通用ai到专业ai结合，通用和垂直类应用并存是常态，各有优势。在会展策划领域，pcma（专业会议管理协会pcma）联合一家技术公司开发了一款名为spark的应用。

spark的能力主要包括以下四类：

l 内容生成：ai可以用于生成高质量的内容，包括活动描述、linkedin帖子、演讲者简历、电子邮件撰写以及视频剧本等.

l 内容再利用：ai可以帮助将现有材料高效地转换为多种格式，如社交媒体帖子、博客、活动宣传和教育活动，从而最大化内容的覆盖范围和影响力。

l 创意构思：ai可以增强团队的创意过程，生成创新的想法和九游会j9官方登录入口的解决方案，包括活动口号、会议问答、创建投票、目标观众画像、网络活动构思和礼物构思等。

l 内容分析：ai能够快速解析大量内容，提取关键洞察和模式，为决策和战略提供支持，包括战略洞察、挑战与九游会j9官方登录入口的解决方案、主题分类、情感分析和视频/播客分析等。

有没有一些国产比较好的大模型？

没有任何一种ai可以完成一个人在工作中的所有任务，所以需要组合使用！如果说2023年是aigc爆发元年，2024年是aigc的应用百花齐放（也是大卷之年）。

就文案类而言，国际主流的chatgpt 4由于需要付费和爬梯，建议可以使用chatgpt 3.5，此外比较好的还有claude。国内除了百度文心一言、讯飞的讯飞星火之外，去年融资比较大的主流ai有以下五款，均能免费试用薅羊毛，其中月之暗面（kimi chat）能力较高（pc版本容易宕机，使用移动端app速度更流畅），智谱ai（chatglm）性能据说可以达到chatgpt 4能力的90%。

关键是上述ai以国产语料为训练基础，语言表达和文学功底可能更符合中文语境。如果你要翻译和分析一份英文报告的内容，可以上传给claude，如果要了解国学，还是问国产的比较好。比如，当你拿到了一份国际会议的biding proposal 或rfp，完全可以丢给claude，让他分析标准、要求、准备事项、标书大纲等等，其能力基本能够达到很专业的水准，分析能力可以达到五年以上行业从业水平。

还有一些是基于现有软件上做叠加应用，比如 wps ai，islide ai，processon ai，canva ai ，问卷网的ai ，crm的ai本身都是各自领域的专业工具，叠加了ai能力之后会增强自己的能力和优势，因此saas ai是一个未来的快捷应用方向。

面对ai来袭，国际同行在做什么？

pcma（专业活动管理者协会）宣布在2024年推出了名为“通过ai增强活动”的认证课程(enhancing events with ai certificate)，旨在为会议活动专业人士提供深入的人工智能（ai）应用培训和认证。这门课程为希望将ai的潜力和魔力融入其活动策划中的专业人士设计，旨在超越基础理解，带领学员深入了解实用的ai平台，并展示如何利用这些平台来革新活动策划、营销和执行过程。通过这门课程，学员将能够在快节奏、技术驱动的行业中领先一步，成为ai的早期采用者和实践者，从而提升活动体验、节省时间并增强在组织中的价值。

课程不设硬性先决条件，但建议学员具备面对面和虚拟活动策划的基础知识。pcma建议学员在参加本课程前完成“活动与会议管理基础”（emmf）和“虚拟活动与会议管理”（vemm）认证课程，以确保对面对面、混合和虚拟活动的全面了解。课程由nick borelli主讲，为期五周，价格为695美元。课程内容包括理解ai的基本概念及其在活动行业的应用，探索实用的ai平台和技术，识别ai在活动营销、观众参与和体验方面的实际应用案例，以及学习如何利用ai提高自动化管理水平和提高运营效率。此外，课程还将教授如何利用ai进行数据分析，以衡量活动成功并为未来的活动策略提供信息。

在人工智能（ai）成为全球关注的焦点之际，mpi学院推出了一门名为“ai增强型活动专业证书（ai-enhanced event professional certificate）”的新课程，专注于ai在会展活动管理领域的应用。该课程旨在为会议和活动专业人士提供如何最佳利用ai设计有意义和沉浸式体验的知识。

该课程将充分利用30余位行业思想领袖的知识，自2024年1月31日起，对mpi会员收费305美元，非会员收费405美元。随后在2024年的4月、7月和10月还将有三次注册机会。课程将包括六个模块，涵盖ai在活动中的应用、ai工具和技术、通过ai实现个性化和参与、数据分析和改进，以及设计ai增强型活动，最后还有一个展示环节，参与者将展示他们在活动设计中实际应用ai的能力。

课程遵循六个学习目标，与模块相呼应，使参与者能够：

l 描述ai的基本概念。

l 识别在活动设计中融入ai的机会。

l 利用ai工具和技术来增强活动规划和执行。

l 使用ai开发策略，为参与者提供个性化体验。

l 分析数据驱动的洞察以改进活动结果。

l 将ai应用于活动设计的真实案例研究。

面对ai来袭，中国的同行在做什么？

为了促进数字会展技术创新应用的普及，探索数字会展新模式，加快会展企业数字化转型升级的步伐，中国会展经济研究会与浙江省湖州市德清县人民政府将于2024年2月29日至3月2日在德清国际会议中心联合举办“中国会展业数字化创新大会暨德清会展业发展大会”（china events industry digital innovation conference，简称ceidic）。

面对ai来袭，ceidic在行动！

ceidic聚焦会展数字化，其中一个亮点是在3月2日上午开设了 ai应用专场，邀请人工智能、新媒体、大数据应用等领先企业，分享跨界经验和在会展的销售、营销、公关活动等领域的最新应用。详细日程下周发出，请耐心等待！

让我们携手推动中国会展业的数字化转型，开拓更广阔的发展空间！

（扫描下方二维码，立即报名参会）